Cinq conseils pour l’automatisation en prépresse

Garder la main

Automatisation n’est pas forcément synonyme de développements complexes. Switch, le gestionnaire de flux d’Enfocus, est là pour l’attester. Avec lui, de très nombreux automatismes en prépresse peuvent être mis en place sans devoir taper la moindre ligne de code. Pour autant (et à moins d’avoir sous la main un ingénieur méthodes), il est conseillé de se faire aider. Mais se faire aider ne veut pas dire être dépossédé…
Pour être pérenne, l’automatisation doit se penser comme une construction dynamique, partie intégrante de la politique d’amélioration continue de l’entreprise. Le piège serait ici de figer les procédures par manque d’autonomie sur les outils utilisés. Si à chaque nouvelle idée d’amélioration il faut faire appel à un intervenant extérieur, gageons que la bonne idée restera au stade du projet !
La réponse adéquate est de combiner développement et formation. Les opérateurs et opératrices ne doivent pas seulement être formés à l’utilisation des automatismes, mais surtout associés et instruits à leur conception. Ainsi pouront-ils devenir force de proposition pour l’amélioration de leurs automates et, s’ils se prennent au jeu, mettre en pratique leurs propres idées constructives.

Décloisonner

S’il paraît évident (et pour le moins indispensable) d’engager le service prépresse dans l’automatisation des tâches… prépresse, ce serait une erreur de l’y responsabiliser seul. La production graphique s’organise par définition comme une suite de processus interconnectés. Les gains de productivité et de confort de travail induits par les automatismes mis en place dans l’atelier prépresse se feront également sentir en amont et en aval de celui-ci, à condition de les avoir pensés pour et avec les autres services. En amont, cela peut être par exemple la mise à disposition pour les commerciaux et les fabricants d’outils fournissant automatiquement un rapport intelligible sur la conformité ou non des fichiers clients. En aval, ce peut-être, entre autres choses, la préparation automatique des fichiers et leur routage vers les hot folders des presses numériques et autres traceurs de façon à simplifier le paramétrage de leur impression.

Soigner la communication interne

Imagine-t-on le temps passé dans une entreprise à chercher la bonne information ? Si le principe de l’automatisme est avant tout de déléguer à la machine les tâches ne nécessitant ni créativité ni discernement, il autorise également la centralisation et la mise à disposition de chacun des états de l’avancée des travaux. Cet aspect, souvent ignoré, fait économiser un temps considérable à tous les services, productifs, commerciaux et administratifs, et tout particulièrement à ceux au contact de la clientèle.

Chassez la redondance

Les moins jeunes d’entre nous s’en souviennent, à l’orée de la micro-informatique le copier-coller a fait gagner temps et précision. Mais de nos jours, pourquoi copier, pourquoi coller ? Entrée une fois (en général dans le logiciel de GPAO de l’entreprise), l’information peut s’exploiter sans être retapée, fût-ce par copier-coller. Dans le même registre, le simple fait de devoir créer soi-même un répertoire (un dossier), multiplié par le nombre de répertoires qui doivent être créés dans une journée de production, mobilise un nombre impressionnant de secondes, qui se transforment vite en heures de travail… Pourquoi se priver de l’automatisme pour ces milliers de gestes élémentaires ?

Impliquer ses clients

L’entreprise moderne ne se borne plus aux limites de ses locaux ni au collectif de ses salariés. Le client et l’approche client sont au cœur de sa politique qualité. Par conséquent, tout projet d’automatisme doit être pensé autour de la relation client. Non pas de l’idée que l’on se fait du client, mais de sa réalité, de son ressenti autant que de ses demandes. Le premier risque serait de ne pas prendre en compte son avis, le second de penser que celui-ci ne peut pas évoluer. L’implication effective d’un panel de clients dans la conception même des automatismes, certes plus facile à dire qu’à mettre en œuvre, ne peut qu’enrichir leur efficacité. Enrichir et aussi élargir. Car le client n’est pas un, il est multiple. L’automatisme gagnera par conséquent à être multiforme dans la manière de l’adresser. Par exemple en offrant, au choix, plusieurs solutions pour soumettre un BAT, sans que la charge de travail du service prépresse n’augmente pour autant.

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